Gemäß § 63a des Arzneimittelgesetzes (AMG) muss ein pharmazeutischer Unternehmer, der Fertigarzneimittel in den Verkehr bringt, die Arzneimittel im Sinne des § 2 Abs. 1 oder Abs. 2 Nr. 1 AMG sind, eine in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässige qualifizierte Person mit der erforderlichen Sachkenntnis und der zur Ausübung ihrer Tätigkeiten erforderlichen Zuverlässigkeit (Stufenplanbeauftragter) benennen. Dies gilt neben Zulassungsinhabern auch für Mitvertreiber und Nutzer von Standardzulassungen, da diese gemäß § 4 Abs. 18 AMG auch pharmazeutische Unternehmer sind und Arzneimittel unter ihrem Namen in den Verkehr bringen.
Gemäß § 63a AMG ist für den Geltungsbereich des AMG ein Stufenplanbeauftragter (der mit der EU-QPPV gleichzusetzen ist) für nationale Zulassungen und Zulassungen aus DCP- beziehungsweise MRP-Verfahren bei der zuständigen Behörde (Landesbehörde) und bei der zuständigen Bundesoberbehörde (Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte und/oder gegebenenfalls beim Paul-Ehrlich-Institut) zu melden.
Die Aufgaben des Stufenplanbeauftragten sind im AMG und in der Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV) festgelegt. Aufgrund der Vorgaben in der AMWHV umfassen die Aufgaben des Stufenplanbeauftragten im Vergleich zur EU-QPPV zusätzliche Verpflichtungen (z.B. systematisches Aufzeichnen von Beanstandungen sowie Information der zuständigen Behörde über jeden Mangel, der zu einem Rückruf oder zu einer ungewöhnlichen Einschränkung des Vertriebs führen könnte).
Der Stufenplanbeauftragte muss ausreichend sachkundig sein, ein spezifischer Sachkenntnisnachweis ist nicht (mehr) gefordert. Die Person muss über eine ausreichende fachliche Qualifikation verfügen, um die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften, insbesondere des betrieblichen Pharmakovigilanzsystems, zu gewährleisten.
Diese Qualifikation kann durch berufliche Ausbildung und praktische Erfahrung erworben werden. Die Beurteilung der fachlichen Qualifikation erfolgt im Einzelfall und sollte sich an dem Produktportfolio des pharmazeutischen Unternehmers und der Bewertung von damit verbundenen möglichen Arzneimittelrisiken (§ 19 Abs. 1 AMWHV) orientieren. Nähere Details hierzu sind mit den zuständigen Landesbehörden abzustimmen.
Es werden im AMG keine Vorgaben zur Sprache gemacht. Da aber die Kommunikation mit den Behörden überwiegend in deutscher Sprache erfolgt, muss der Stufenplanbeauftragte, sofern er nicht selbst deutschsprachig ist, 24 Stunden am Tag Zugriff auf eine entsprechend qualifizierte Person haben.
Der Stufenplanbeauftragte kann gleichzeitig EU QPPV sein, eine zusätzliche Meldung des Stufenplanbeauftragten ist erforderlich.
Die Meldung des Stufenplanbeauftragten gemäß § 63a Abs. 3 AMG erfolgt über das PharmNet.Bund-Portal „Meldung des Stufenplanbeauftragten“. Weitere Informationen zur Registrierung für die Teilnahme an dieser Anwendung finden Sie unter:
Das Meldeportal dient zur Meldung von Stufenplanbeauftragten, Stellvertretenden, Änderungsmeldungen von Personen oder Kontaktdaten, sowie zur Abmeldung der benannten Personen und setzt die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) um. Sämtliche Ausführungen zum Stufenplanbeauftragten beziehungsweise der mit der Wahrnehmung der Aufgaben des Stufenplanbeauftragten im Sinne des AMWHV beauftragten Person sind auch für die Stellvertreter gültig.
Bei Fragen nutzen Sie bitte das Kontaktformular im PharmNet.Bund-Portal.
Meldungen des Informationsbeauftragten gemäß § 74a Abs. 3 AMG sind ausschließlich an die zuständigen Behörden (Landesbehörden) zu senden.
Eine An- bzw. Abmeldung kann nur durch den pharmazeutischen Unternehmer selbst oder eine von ihm beauftragte Person erfolgen. Wenn ein Dienstleister für das Pharmakovigilanz-System eines pharmazeutischen Unternehmers zuständig sein soll, sollte der pharmazeutische Unternehmer sich selbst als Hauptnutzer bei der Registrierung und Benutzerverwaltung (RuBen) registrieren und den Dienstleister als Unternutzer anlegen. Dabei kann der RuBen-Hauptnutzer (also der pharmazeutische Unternehmer) die Berechtigungen für den Unternutzer (also für den Dienstleister) auf die Rolle "Pharmakovigilanz" einschränken. Dieser Account berechtigt dann die Nutzung der Anwendung "Stufenplanbeauftragte" durch einen Dienstleister.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen nur von dazu befugten Personen erfolgen dürfen. Es gibt keine Einschränkungen der Eingabeoptionen.
Laut Gesetzgebung hat eine Meldung vor Beauftragung des Stufenplanbeauftragten an die zuständige Behörde zu erfolgen. Bei einem unvorhergesehenen Wechsel des Stufenplanbeauftragten hat die Mitteilung unverzüglich zu erfolgen.
Das Datum der Meldung darf maximal eine Woche nach dem Wechsel des Stufenplanbeauftragten und maximal drei Monate vor der Einführung (Dienstbeginn) des Stufenplanbeauftragten liegen.
Der pharmazeutische Unternehmer oder der beauftragte Dienstleister kann die Meldung zunächst speichern und dann weiterhin ändern. Ist die Meldung abgesendet worden und hat den Status „abgeschlossen“, so können Änderungen nur über eine Änderungsmeldung vorgenommen werden.
Das System versendet mittels E-Mail automatisch Eingangsbestätigungen und Informationen zu dem Status einer Meldung. Sollte ein Stufenplanbeauftragter abgemeldet und noch kein neuer angegeben worden sein, so verschickt das System Erinnerungsmails.
Im Anmerkungsfeld können Zuordnungen bei verschiedenen Stufenplanbeauftragten eines Zulassungsinhabers erläutert werden (zum Beispiel bei verschiedenen Pharmakovigilanzsystemen).
Sofern mehrere Stufenplanbeauftragte für einen pharmazeutischen Unternehmer gemeldet werden (§ 63a Abs. 3 AMG), sind die Verantwortungsbereiche eindeutig voneinander abzugrenzen (§ 63a Abs. 1 Satz 6 AMG).
Diese Daten können nur von den Mitarbeitenden der Bundesoberbehörde geändert werden, da diese zu den Stammdaten der Datenbank „Partnerinformationen“ gehören. Bei Änderungswünschen wenden Sie sich bitte an: Partnerinformationen@bfarm.de beziehungsweise adressen_support@pei.de .
Nein, es gibt keinen „Refresh-Button“. Sie können jedoch die Website über den Browser aktualisieren.
Nein, gemäß § 22 Abs. 2 Nr. 5 AMG muss der Antragsteller bereits zum Zeitpunkt des Zulassungsantrags den Nachweis erbringen, dass er über eine qualifizierte Person nach § 63a AMG verfügt und die Kontaktdaten dieser Person müssen angegeben werden. Dies entspricht dem Anhang 1.8.1 des Moduls 1 des Zulassungsformulars und damit den europäischen Vorgaben, vgl. Art. 104 Abs. 3 der Richtlinie 2001/83/EG. Insofern ist in jedem Zulassungsantrag die Angabe des benannten Stufenplanbeauftragten erforderlich.
Diese Verpflichtung sowie die Verpflichtung zur Anzeige von Änderungen an diesen Angaben bleibt wie bisher von der Verpflichtung zur Meldung nach § 63a AMG unberührt.
Gemäß der Variation Regulation (EG) Nr. 1234/2008 und der Anmerkung zu C.I.8. der Classification Guideline (2013/C 223/01) ist zur Anzeige von Änderungen an den oben genannten Angaben statt einer Variation eine Meldung an die Artikel-57-Datenbank ausreichend. Mit der Meldung in der Artikel-57-Datenbank werden die Daten zur EU-QPPV aktualisiert.
Für Arzneimittel, für die nicht die Variation Regulation (EG) Nr. 1234/2008 anwendbar ist, sondern weiterhin die nationalen Änderungsregelungen des § 29 AMG gelten, ist bei Änderungen an den Angaben zum Stufenplanbeauftragen beziehungsweise einem Wechsel des Stufenplanbeauftragten weiterhin neben der Anzeige nach § 63a AMG an das Portal eine Änderungsanzeige nach § 29 AMG für jedes betroffene Arzneimittel einzureichen.
Mögliche Ausnahmen:
Bei Blutkomponenten und ungerichteten allogenen Stammzellzubereitungen aus Nabelschnurblut nach § 21 Abs. 1 AMG sowie bei autologen und gerichteten Stammzellzubereitungen aus Knochenmark, peripherem Blut beziehungsweise Nabelschnurblut nach § 21a Abs. 1 AMG ist abweichend von oben genannter Regelung die Einreichung einer zusätzlichen Änderungsanzeige nach § 29 AMG nicht erforderlich, sofern im Dossier (Zulassungs- beziehungsweise Genehmigungsantrag) anstatt der Kontaktdaten des Stufenplanbeauftragten eine Referenz auf die Angaben in der Artikel-57-Datenbank enthalten ist.
Dossiers, die bereits Kontaktdaten des Stufenplanbeauftragten enthalten, können mittels Änderungsanzeige entsprechend angepasst werden.
Gemäß § 63a Abs. 1 AMG besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Benennung eines Stufenplanbeauftragten. Gemäß § 63a Abs. 3 AMG muss dieser der zuständigen Behörde und der zuständigen Bundesoberbehörde gemeldet werden. Fehlt diese Benennung oder Mitteilung, ist eine Ordnungswidrigkeit gem. § 97 Abs. 2 Nr. 24c AMG zu prüfen.
Wenn nichts anderes angegeben ist, so ist der gemeldete Stufenplanbeauftragte (Stellvertreter) für alle Produkte des pharmazeutischen Unternehmens zuständig. Sollte es Einschränkungen in der Zuständigkeit geben, so muss dies im Anmerkungsfeld angegeben werden. Dabei ist zu beachten, dass für ausgenommene Produkte ein weiterer Stufenplanbeauftragter (Stellvertreter) gemeldet werden muss. Insbesondere ist in diesem Fall die Angabe der PSMF- oder MFL-Nummer der Pharmakovigilanzstammdokumentation (Pharmacovigilance system masterfile – PSMF) sinnvoll. Die MFL-Nummer ist ein eindeutiger Code (MFL EVCODE), der durch das eXtended EudraVigilance Medicinal Dictionary (XEVMPD) von der EMA vergeben wird. Weitere Informationen dazu finden Sie bei der EMA unter:
Die Aufgaben des „medizinischen“ Stufenplanbeauftragten beinhalten die Aufgaben, die für die EU-QPPV gem. Art 104 Abs. 3 der Richtlinie 2001/83/EG und für den Stufenplanbeauftragten in § 63a Abs. 1 AMG festgelegt sind. Für den „pharmazeutischen“ Stufenplanbeauftragten sind insbesondere die Aufgaben gem. § 19 AMWHV relevant: systematisches Aufzeichnen von Beanstandungen sowie Information der zuständigen Behörde über jeden Mangel, der zu einem Rückruf oder zu einer ungewöhnlichen Einschränkung des Vertriebs führen könnte. Dies gilt insbesondere für pharmazeutisch-technisch determinierte Risiken bei Qualitätsmängeln und für Chargenrückrufe.
Ein pharmazeutischer Unternehmer, der lediglich über zentrale Zulassungen verfügt, benötigt keinen Stufenplanbeauftragten. Hier genügt die EU-QPPV, die im Umfang der Pflichten nach Art. 21 und 48 der Verordnung (EG) Nr. 726/2004 die Aufgaben des Stufenplanbeauftragten übernimmt.
Für die übrigen und zum Teil über die Aufgaben der EU-QPPV hinausgehende Verpflichtungen, u.a. nach § 19 AMWHV, muss der pharmazeutische Unternehmer sicherstellen, dass eine Person bestellt wird, die diese Pflichten übernimmt.
Wenn die EU-QPPV nicht der deutschen Sprache mächtig ist, sollte diese unterstützende Person die EU-QPPV sprachlich bzw. durch Sprachvermittlung behilflich sein.
Auch wenn diese Person nicht selbst Stufenplanbeauftragter ist, wird sie jedoch mit der Wahrnehmung der Aufgaben des Stufenplanbeauftragten im Sinne des AMWHV beauftragt und sollte insofern über dieses Portal gemeldet werden.
Bitte geben Sie im Bemerkungsfeld an, dass Sie eine dem Stufenplanbeauftragten gleichzusetzende Person melden, weil Sie ausschließlich über zentrale Zulassungen verfügen.
Ja, die Meldung ist nach der Besonderen Gebührenverordnung BMG – BMGBGebV (siehe Abschnitt 3, Gebührenziffer 16) kostenpflichtig. Um Verzögerungen zu vermeiden, ist im Formular die offizielle Rechnungsmailadresse des Gebührenschuldners anzugeben.
Gemäß § 63a Abs. 3 AMG müssen Meldungen stets sowohl an die Bundesoberbehörde (BfArM und/oder PEI) als auch an die zuständige Landesbehörde übermittelt werden. Die Meldungen an die Landesbehörde sind derzeit nicht über das PharmNet.Bund-Portal möglich und müssen separat erfolgen. Für Informationen zu den jeweiligen Meldeanforderungen der Landesbehörde wenden Sie sich bitte direkt an die jeweils zuständige Landesbehörde.
Für die Nutzung der Anwendung eignen sich alle gängigen Browser (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge). Bitte stellen Sie sicher, dass Sie keine veralteten Browser (z. B. Microsoft Internet Explorer) verwenden, da diese oft schwerwiegende Sicherheitsprobleme haben, langsam sind oder Webseiten nicht mehr richtig darstellen können.
Nein, ein Stufenplanbeauftragter muss nicht bestellt werden (vgl. § 63k AMG). Die Dokumentationspflicht für alle bekannt gewordenen Meldungen über Arzneimittelrisiken von Prüfpräparaten sowie auch Beanstandungen bei Prüfpräparaten (Qualitätsmängel) ist aber sicherzustellen (§ 19 IV 1 AMWHV i. V. m. § 19 I AMWHV)
Ja, ein Zulassungsinhaber (auch ohne Sitz in Deutschland), der für den deutschen Markt ein Arzneimittel an einen Mitvertreiber abgibt, bleibt als Zulassungsinhaber für das Arzneimittel verantwortlich und bringt das Arzneimittel durch Abgabe an den Mitvertreiber in Verkehr (vgl. § 4 Abs. 17 AMG). Damit braucht es ggf. zwei Stufenplanbeauftragte. Sowohl Zulassungsinhaber als auch Mitvertreiber tragen gleichrangig die damit einhergehenden Verantwortlichkeiten.
Da die bestehenden Meldungen leider nicht automatisch in das neue System übernommen werden konnten, liegen hier keine Eintragungen vor.
Um Ihre Historie zu vervollständigen, empfehlen wir Ihnen, dem Button "Stufenplanbeauftragte/n hinzufügen" zu folgen und dort Ihren Stufenplanbeauftragten zu registrieren. In dem Bemerkungsfeld tragen Sie bitte ein, dass eine Meldung bereits erfolgte (gerne mit Meldedatum). So gehen Sie sicher, dass keinerlei Gebühren für diese Meldung erhoben werden. Diese Eintragung ist fakultativ.
Sollten Sie eine Abmeldung eines Stufenplanbeauftragten vornehmen wollen, der/die noch nicht in PharmNet.Bund registriert ist, empfehlen wir folgende Vorgehensweise: Über das Portal melden Sie Ihren neuen Stufenplanbeauftragten. Bitte tragen Sie bei der neuen Meldung im Bemerkungsfeld den Namen des bisherigen Stufenplanbeauftragten und das damalige Meldedatum ein. Somit können wir die Abmeldung dort nachvollziehen, ohne dass Sie umständlich erst beide Personen im System anlegen und dann abmelden müssen. Eine Abmeldung via E-Mail kann leider nicht mehr angenommen werden.
Mit der 16. AMG-Novelle (16. Gesetz zur Änderung des Arzneimittelgesetzes vom 10. Oktober 2013) wurde die geänderte Richtlinie 2001/83/EG in deutsches Recht (Arzneimittelgesetz, AMG) umgesetzt und unter anderem die Rechtsgrundlage für die Durchführung von Pharmakovigilanzinspektionen aktualisiert (§ 62 Abs. 6, § 64, § 66 AMG).
Das BfArM wird darüber hinaus nach Artikel 19 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 726/2004 von der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA) zur Durchführung von Pharmakovigilanzinspektionen beauftragt. Das Vorgehen kann dann von dem unten Beschriebenen abweichen.
Pharmakovigilanzinspektionen sind grundsätzlich gebührenpflichtig. Die Gebühren werden aufwandsbezogen erhoben und betragen gemäß aktuell gültiger AMG-Kostenverordnung je nach Personal- und Sachaufwand zwischen 1.000 € und 27.500 €. Sofern die EMA bei Inspektionen die Federführung hat, werden die Gebühren nach deren Kostenregularien erhoben.
Der Ablauf von Pharmakovigilanzinspektionen orientiert sich an den Vorgaben von aktuell gültigen EU-Leitlinien, insbesondere der Guideline on Good Pharmacovigilance Practices (GVP) Module III – Pharmacovigilance Inspections.
Es werden Routineinspektionen und anlassbezogene Inspektionen unterschieden. Bei Routineinspektionen wird untersucht, ob das Pharmakovigilanzsystem des Zulassungsinhabers grundsätzlich dazu geeignet ist, die Pharmakovigilanzverpflichtungen zu erfüllen. Bei anlassbezogenen Inspektionen wird das Pharmakovigilanzsystem mit Bezug auf bestimmte Fragestellungen untersucht (z.B. bei Nichterfüllung von Meldeverpflichtungen, größeren Änderungen des Systems etc.).
Dabei wird als „Supervisory Authority“ die zuständige Behörde des Mitgliedstaates verstanden, in dem sich die Pharmakovigilanz-Stammdokumentation (PSMF) befindet (Art. 18 (3) VO (EU) 726/2004 und GVP Modul III). „Nicht Supervisory Authority“ ist somit eine Behörde, die eine lokale Tochterfirma inspizieren möchte, das PSMF aber in einem anderen Mitgliedstaat lokalisiert ist.
Bei geplanten Inspektionen wird der Zulassungsinhaber etwa 2-3 Monate vor der Begehung der Betriebsstätte über die beabsichtigte Inspektion schriftlich benachrichtigt und unter Beifügung eines Musters „Dokumentation zur Vorbereitung einer Pharmakovigilanzinspektion“ zur Einreichung von Unterlagen (jeweils zweifach in Papierform und zweifach auf CD) spätestens 3 Wochen vor dem geplanten Begehungstermin aufgefordert. In diesen Unterlagen kann der pharmazeutische Unternehmer auf die miteingereichte Pharmakovigilanz-Stammdokumentation also das PSMF (Pharmacovigilance System Master File) verweisen. Die nach dem Muster zusammenzustellenden Unterlagen dienen der Planung und Vorbereitung der Inspektion. Das dieser Mitteilung beigefügte Muster dient nur der Information und die Anforderungen können je nach Art der möglichen speziellen Fragestellungen geändert werden, insbesondere bei anlassbezogenen Inspektionen. Nach Durchsicht der eingereichten Unterlagen wird ein Inspektionsplan erstellt, sofern nicht bereits zuvor ein vorläufiger Inspektionsplan oder eine Tagesordnung versendet wurde.
Zu Einzelheiten, die bei der Beschreibung von Pharmakovigilanzsystemen im Rahmen der Pharmakovigilanz-Stammdokumentation (Pharmacovigilance System Master File, PSMF) zu berücksichtigen sind, verweisen wir auf die aktuell gültige Fassung von GVP Module II.
Bei der Inspektion wird verantwortliches Personal befragt und es wird Einsicht in Dokumente und Datenbanken genommen. Die Inspektion beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, bei dem weitere Einzelheiten über den Verlauf der Inspektion geklärt werden können. Das Pharmakovigilanzsystem kann in einer Präsentation dargestellt werden, wenn dies nach dem Inspektionsplan (beziehungsweise der Tagesordnung) so vorgesehen ist.
Die Dauer der Inspektion richtet sich nach der Art und dem Umfang der Inspektion. Daher dauern die Inspektionen in der Regel mehrere Tage, insbesondere wenn es sich um von der EMA veranlasste oder um anlassbezogene Inspektionen handelt.
Am Ende der Inspektion werden in einem Abschlussgespräch die aufgefundenen Mängel mitgeteilt. Bereits auf dieser Ebene können eventuelle Missverständnisse ausgeräumt oder Erklärungen abgegeben werden.
Nach etwa ein bis zwei Monaten erhält der Zulassungsinhaber einen vorläufigen Inspektionsbericht, der innerhalb von weiteren 4 Wochen kommentiert werden muss. In dem vorläufigen Inspektionsbericht wird empfohlen, dass die einfach abzustellenden Mängel möglichst umgehend beseitigt werden. Für die übrigen Mängel wird der Zulassungsinhaber aufgefordert, einen Aktionsplan inklusive Zeitschiene für die Umsetzung von korrektiven und präventiven Maßnahmen zur Abstellung der aufgefunden Mängel zu erstellen und den Inspektoren im Rahmen der Stellungnahme vorzulegen. Die Endfassung des Inspektionsberichtes, die circa vier Wochen nach Eingang der Stellungnahme versendet wird, enthält eine abschließende Bewertung und Empfehlungen zur Verbesserung des Pharmakovigilanzsystems sowie gegebenenfalls Kommentare zum Aktionsplan zur Abstellung der festgestellten Mängel. Das BfArM behält sich vor, in bestimmten Fällen über eine Re-Inspektion die Umsetzung von Maßnahmen zur Abstellung der Mängel zu kontrollieren.
In GVP Modul III (III.B.2.) – „Pharmacovigilance Inspections” werden Kriterien zur risikobasierten Inspektionsplanung ausgeführt. Die Auswahl von Inspektionskandidaten erfolgt beim BfArM und PEI nach einem risikobasierten Ansatz.
Um die Risikobewertung zu unterstützen, haben das BfArM und das PEI im Frühjahr 2020 eine Datenerhebung, „Questionnaire zu risikobasierten PV-Inspektionen“, initiiert und durchgeführt. Für alle PV-Systeme von Inhabern von Zulassungen, Genehmigungen und Registrierungen in DE wurde jeweils die zum damaligen Zeitpunkt in der Artikel-57-Datenbank benannte Kontaktperson (QPPV, Stufenplanbeauftragter, o.ä.) für das PSMF per Email aufgefordert, den Fragebogen zu vervollständigen.
Die Ergebnisse dieser Datenerhebung tragen dazu bei, das Risikopotential aller Pharmakovigilanz-Systeme bei Inhabern von Zulassungen/Genehmigungen/Registrierungen für Humanarzneimittel in Deutschland einstufen zu können. Zusätzlich kann dadurch eine angemessene Inspektionsdauer besser abgeschätzt werden.
Daher fließt die Auswertung dieser Datenerhebung in die Planung des Inspektionsprogramms der beiden Bundesoberbehörden für den Bereich Pharmakovigilanz ein. Den Inspektoraten ist bewusst, dass die Abfrage nur eine Momentaufnahme aus dem Befragungszeitraum darstellt. Daher behalten sich die beiden Bundesoberbehörden vor, eine ähnliche Befragung zu gegebenem Zeitpunkt erneut durchzuführen.
Das unten eingefügte pdf-Dokument dient nur der Information, welche Fragen in der ersten Datenerhebung gestellt wurden.
Weitere Informationen zum Fragebogen finden Sie im