15.06.2023
Das BfArM ist verantwortlich für die Zuteilung von Objekt-Identifikationsnummern (OID) für das Gesundheitswesen in Deutschland, die die eindeutige Zuordnung von elektronischen Objekten und den Austausch von Objektdaten im Sinne der Interoperabilität im deutschen Gesundheitswesen unterstützen. Objekt-Identifikatoren werden vergeben für Organisationen in Deutschland sowie Identifizierungsmechanismen, Kodierschemata, Dokumente, Templates und ValueSets, die vorwiegend im Gesundheitswesen in Deutschland zur Anwendung kommen. Das Register gliedert sich in einen passwortgeschützten Bereich zur formularbasierten Einreichung von Erstanträgen und Änderungsanträgen sowie einem Postfach zum Austausch von Rückfragen (Antragsportal), eine öffentliche Recherche im OID-Register nach freigegebenen und ehemals aktiven Objekten (Publikation von Daten des OID-Registers und öffentliche Recherche) sowie eine interne Bearbeitungskomponente.
Unternehmen und Organisationen, die Daten im Gesundheitswesen austauschen möchten oder die Software im Gesundheitswesen herstellen, können online einen Antrag auf die Zuweisung einer OID beim BfArM stellen oder eine Änderung der im OID-Register vorhandenen Daten beantragen. Entgegen genommen werden Anträge für Objekt-Identifikatoren für Organisationen in Deutschland sowie Identifizierungsmechanismen, Kodierschemata, Dokumente, Templates und ValueSets, die vorwiegend in Deutschland zur Anwendung kommen.
Antragsportal: Über das Antragsportal kann online ein Antrag auf die Zuweisung einer OID beim BfArM gestellt oder eine Änderung der im OID-Register vorhandenen Daten beantragt werden. Für einen Zugang zu den Antragstemplates ist eine Registrierung mit E-Mail-Adresse und selbst gewähltem Passwort erforderlich. Die Registrierung dient der Datensparsamkeit gemäß DSGVO, da für den weiteren Bearbeitungsprozess alle weiteren Abläufe und Datenübermittlung zwischen Bearbeitungsteam und Antragstellenden innerhalb der Anwendung durchgeführt werden. Nach Registrierung können ein Erstantrag ausgefüllt oder Änderungen zu den vorhandenen Daten per Template übermittelt werden. Vor einer Übermittlung von Antragsdaten werden Sie auf die Datenschutzerklärung hingewiesen und müssen unsere Nutzungsbedingungen akzeptieren. Anschließend werden die Daten aus der Eingabemaske an das Bearbeitungssystem übermittelt. Die E-Mail-Adresse der Nutzenden und die in den Anträgen erhobenen Daten werden auf einem internen Server gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden ggf. für eine telefonische Kontaktaufnahme durch das Bearbeitungsteam genutzt. Antragstellende können zustimmen, ob sie die Kontaktdaten der antragstellenden Person und der verantwortlichen Kontaktperson auf den öffentlichen Seiten des OID-Registers veröffentlichen möchten.
Publikation von Daten des OID-Registers und öffentliche Recherche: Objekt-Identifikatoren dienen der eindeutigen Zuordnung von elektronischen Objekten. Um eine OID korrekt interpretieren zu können, müssen Metadaten vom Objekt öffentlich verfügbar sein. Die Informationen zu Objekt-Identifikationsnummern sind daher über ein öffentliches Register recherchierbar. In der Dokumentausgabe werden Metadaten zu OIDs publiziert. Dies sind der Symbolic Name, die ASN1-Notation, eine Beschreibung des Objekts in Deutsch und Englisch, Links, Beziehungen zu anderen Objekten, Informationen zur verantwortlichen Organisation und ggf. zur antragstellenden Organisation sowie – sofern von Antragstellenden oder Kontaktpersonen gewünscht - zur verantwortlichen Kontaktperson und zur antragstellenden Person.
Umgang mit personenbezogenen Daten: Nach einer Erstregistrierung generiert das System eine Bestätigungsnachricht, die an die registrierte E-Mail-Adresse versendet wird. Die Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn die Nutzenden den darin enthaltenen Link anklicken. Eine Bestätigung zu einer erfolgreichen Antragstellung sowie die Zuteilung einer OID werden an die registrierte E-Mail-Adresse und an die E-Mail-Adressen der Kontaktperson(en) übermittelt. Sofern Rückfragen erforderlich sind, werden Informationen an die registrierte E-Mail-Adresse mit dem Hinweis versendet, dass innerhalb der Anwendung eine Anfrage im Postfach des registrierten Antragstellenden liegt. Die elektronische Bestätigung, dass ein Antrag zur Bearbeitung eingegangen ist sowie die Bestätigung der Zuteilung einer OID wird zusätzlich auch an die im Formular angegebenen Kontakt-E-Mail-Adressen versendet. Über eine Information an
oid-registratur@bfarm.de
werden Anträge zu einer Löschung von Registrierungsdaten entgegengenommen.
Der Aufbau des OID-Registers Gesundheitswesen Deutschland und die Zuteilung von Objekt-Identifikationsnummern für das deutsche Gesundheitswesen basiert auf einem Erlass des Bundesministeriums für Gesundheit vom 21.12.2005 (AZ Z25-133000/05). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der im Rahmen einer Registrierung erhobenen Daten sowie bei der Erfassung eines Erstantrags für die Zuteilung einer OID oder die Änderung von vorhandenen Daten ist eine Einwilligung der Nutzenden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.
Die Erhebung der E-Mail-Adresse der Nutzenden bei einer einfachen Registrierung dient dazu, innerhalb eines geschützten Systems Antragsdaten zu übermitteln und Rückfragen zu den Antragsdaten zwischen Bearbeitenden und Nutzenden austauschen zu können. Bei einem Erstantrag werden Daten zur Kontaktperson und zur verantwortlichen Person erfasst, die eine Kontaktaufnahme im Fall von Rückfragen ermöglichen sollen. Antragstellende können dabei entscheiden, ob sie die Kontaktdaten der antragstellenden Person und der verantwortlichen Kontaktperson auf den öffentlichen Seiten des OID-Registers veröffentlichen möchten. Die elektronische Bestätigung, dass ein Antrag zur Bearbeitung eingegangen ist sowie die Bestätigung der Zuteilung einer OID werden sowohl an die für die Registrierung angegebene E-Mail-Adresse als auch an die im Formular angegebenen Kontakt-E-Mail-Adressen versendet.
Eine veröffentlichte OID muss jederzeit nachvollziehbar sein, auch über ihre Nutzungsdauer hinweg. Daten zur Beschreibung eines Objektes werden im OID-Register daher nicht automatisch nach Ablauf einer Frist gelöscht. Nicht mehr aktiv genutzte Daten können auf den Status „Retired“ gesetzt werden. Informationen dazu, dass eine OID nicht mehr aktiv genutzt wird (z.B. wenn eine Fusion stattfindet oder eine Organisation nicht mehr weiter existiert), werden über oid-registratur@bfarm.de entgegengenommen. Sofern Registrierungsdaten gelöscht oder Kontaktdaten der antragstellenden Person und der verantwortlichen Kontaktperson auf den öffentlichen Seiten des OID-Registers nicht mehr angezeigt werden sollen, nimmt dies das Bearbeitungsteam ebenfalls über eine Benachrichtigung im Antragssystem oder an oid-registratur@bfarm.de entgegen.
Die Einwilligung zur Veröffentlichung der Kontaktdaten kann jederzeit widerrufen werden. Hierzu genügt eine E-Mail an oid-registratur@bfarm.de . Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt. Sofern Daten im OID-Register nicht (mehr) korrekt oder aktuell sind oder Fehler entdeckt werden, haben Nutzende jederzeit die Möglichkeit, einen Änderungsantrag über die Anwendung zu stellen. Alternativ ist eine Benachrichtigung an das Bearbeitungsteam über oid-registratur@bfarm.de möglich.
Für die Beantragung einer OID Gesundheitswesen Deutschland sowie Anträge zur Änderung oder Löschung von Kontakt- und Registrierungsdaten werden keine Gebühren erhoben. Der Service ist kostenfrei.
Bei Verdacht eines Missbrauchs ist das BfArM berechtigt, den Online-Zugang zu sperren.
Der Nutzer des Service „OID-Register Gesundheitswesen Deutschland“ hat dafür Sorge zu tragen, dass keine unbefugten Personen Kenntnis von seinen Zugangsdaten erlangen. Insbesondere dürfen die Zugangsdaten nicht ungeschützt auf einem Computer abgelegt werden. Stellt der Nutzer fest, dass eine unbefugte Person von seinen Zugangsdaten Kenntnis erlangt hat, ist er verpflichtet, unverzüglich sein Passwort zu ändern bzw. den Zugang sperren zu lassen. Sofern ihm dies nicht möglich ist, hat er das BfArM unverzüglich zu informieren. Der Nutzer ist verantwortlich für die Aktualität und Richtigkeit der an das BfArM übermittelten Daten. Sofern ein freigegebenes Objekt nicht mehr genutzt wird (beispielsweise durch Fusion einer Organisation oder einer Ablösung durch neuere Objekte) oder sich Daten ändern (beispielsweise Kontaktpersonen sich ändern), ist es in der Verantwortung des Nutzers bzw. der verantwortlichen Organisation, das BfArM entsprechend zu informieren, entweder über einen Änderungsantrag oder eine E-Mail-Nachricht an oid-registratur@bfarm.de .
Es gilt die unter Haftungsausschluss veröffentlichte Erklärung zum Haftungsausschluss. Eine Haftung für Schäden aus einer unberechtigten, missbräuchlichen oder unkorrekten Verwendung der Zugangsdaten des Nutzers oder für sonstige Schäden, gleich woraus sie resultieren, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Schäden, die auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des BfArM beruhen oder für die Verletzung von vertraglichen Kardinalpflichten. Der Schadenersatz ist jedoch auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Es gilt die unter Datenschutz veröffentlichte Datenschutzerklärung.