Die ICF ist eine mehrachsige Klassifikation. Sie wird an verschiedenen Stellen aus unterschiedlichen Blickrichtungen und mit unterschiedlichen Begriffen beschrieben. Für einen ersten Einstieg anhand der Online-Fassung mögen folgende Erläuterungen hilfreich sein:
Eine Klassifikation besteht aus Klassen unterschiedlicher Hierarchieebenen. Die Gesamtmenge aller zu klassifizierenden Elemente ist die oberste Hierarchieebene. Diese Klasse ist in z.T. sich enthaltende Klassen weiter unterteilt, z.B. in Kapitel, Gruppen, Kategorien. Jede Klasse wird beschrieben durch den Klassentitel, der den Inhalt der Klasse wie eine Überschrift bezeichnet. Die Einteilung der Klassen orientiert sich am Zweck der Klassifikation. Jedem Klassentitel kann eine alphanumerische Kurzbezeichnung, ein Kode, oder im Fall der Kapitel und Gruppen ein Kodebereich zugeordnet sein. Ein Element wird einer bestimmten Klasse zugeteilt, indem es mit dem Kode dieser Klasse "kodiert" wird. Es muss immer so spezifisch wie möglich kodiert werden, Restklassen sind möglichst zu vermeiden.
In Ergänzung zum Klassentitel können den Klassen Klassenattribute wie Definitionen oder Ein- und Ausschlussvermerke (Inklusiva und Exklusiva) zugeordnet sein, um den Inhalt der jeweiligen Klasse zu erläutern. Im Inklusivum einer Klasse werden Elemente genannt, die zur Klasse gehören. Im Exklusivum einer Klasse sind Elemente genannt, die nicht mit dem Kode dieser Klasse, sondern mit einem anderen, explizit aufgeführten Kode zu kodieren sind.
Die ICF besteht aus vier eigenständigen parallelen Klassifikationen, den vier Komponenten:
Funktionsfähigkeit, Behinderung und Gesundheit werden also unter diesen vier Aspekten betrachtet. Um den Gesundheitszustand, die Funktionsfähigkeit und die Behinderung eines Individuums anhand der ICF umfassend zu beschreiben, sind in der Regel mehrere Kodes aus allen vier Komponenten nötig. Sinnvoll sind die Kodes in der Regel nur dann, wenn sie um die sog. Beurteilungsmerkmale ergänzt werden.
Die Komponenten sind jeweils in Kapitel eingeteilt.
Die Kapitel sind in Kategorien unterteilt, die ggf. zu Gruppen zusammengefasst sind. Nicht zu Gruppen zusammengefasst sind die Kategorien der Kapitel-Restklassen "anders bezeichnet" und "nicht näher bezeichnet".
Das zentrale Element ist die vierstellige Kategorie, erkennbar an der schwarzen Hinterlegung des Kodes. Vierstellige Kategorien können ihrerseits fünf- oder sechsstellige Subkategorien enthalten.
Jede Klasse wird durch einen Klassentitel bezeichnet.
Dem Klassentitel von Kategorien und Subkategorien zugeordnet ist ein Kode, dem Klassentitel von Kapiteln und Gruppen ein Kodebereich.
Die Kodes beginnen mit dem Buchstaben der Komponente, gefolgt von der einstelligen Kapitelnummer.
b2 Sinnesfunktionen und Schmerz (Item der ersten Ebene, Kapitelüberschrift)
Nach der Kapitelnummer folgen auf der dritten und vierten Stelle zwei Ziffern für die Kategorie, in diesem Fall die 10; die Ziffern 0-7 stehen für spezifische Ausprägungen, die Ziffern 8 und 9 stehen für die Restklassen: "anders bezeichnet" und "nicht näher bezeichnet".
b210 Funktionen des Sehens (Sehsinn) (Viersteller, Item zweiter Ebene, zentrale Kategorie)
Dann folgt auf der fünften Stelle eine Ziffer für die Subkategorie. 0 bis 7 sind spezifische Kategorien, 8 und 9 stehen für die Restklassen "anders bezeichnet" und "nicht näher bezeichnet".
b2100 Die Sehschärfe (Visus) betreffende Funktionen (Fünfsteller, Item der dritten Ebene, Subkategorie)
Dann folgt auf der sechsten Stelle eine Ziffer für die Subkategorie nächster Stufe. 0 bis 7 sind spezifische Kategorien, 8 und 9 stehen für die Restklassen "anders bezeichnet" und "nicht näher bezeichnet".
b21000 Binokulare (beidäugige) Sehschärfe in der Ferne (Sechssteller, Item der vierten Ebene, Subkategorie)
Für die Kategorien der Restklassen eines Kapitels folgt i.d.R. auf die Kapitelnummer die Ziffer 9 und dann 8 für "anders bezeichnet" bzw. 9 für "nicht näher bezeichnet".
b298 Sinnesfunktionen und Schmerz, anders bezeichnet
b299 Sinnesfunktionen und Schmerz, nicht näher bezeichnet
Sobald ein Kode auf der letzten Stelle eine 8 oder eine 9 enthält, ist die bezeichnete Klasse eine Restklasse, entweder für eine Kategorie oder Subkategorie, für eine Gruppe oder für ein Kapitel.
Gruppen werden durch einen Kodebereich beschrieben:
b210-b299 Seh- und verwandte Funktionen
Kodes wie gerade beschrieben sind noch nicht aussagekräftig. Dies sind sie nur in Verbindung mit mindestens einem sogenannten Beurteilungsmerkmal. Für jede Komponente gibt es ein oder mehrere Beurteilungsmerkmale, mit denen ein Kode dieser Komponente unter Beachtung bestimmter Regeln ergänzt werden muss.
Die Beurteilungsmerkmale beschreiben z.B. das Ausmaß einer Schädigung, die Art einer Veränderung oder eine Lokalisation. Bei den Umweltfaktoren z.B. kann ein Faktor unter Berücksichtigung der jeweiligen Intensität als Förderfaktor oder als Barrierefaktor beurteilt werden. Der Faktor "abgesenkte Bordsteinkante" z.B. stellt für einen Rollstuhlbenutzer eine große Hilfe dar und kann daher als starker Förderfaktor kodiert werden. Für einen Blinden kann eine abgesenkte Bordsteinkante jedoch ein Hindernis sein und kann daher als Barriere kodiert werden.
In der praktischen Anwendung sollte jeder Kode zumindest mit einem Beurteilungsmerkmal verknüpft werden.